Campus-Support

Anwesenheitsregistrierung im eKVV

Die Anwesenheitsregistrierung in Lehrveranstaltungen wird heute (April 2025) ausschließlich in Lehrveranstaltungen der Medizinischen Fakultät verwendet.

Achtung:

Der Prozess der Anwesenheitsdokumentation wird aktuell (April 2025) überarbeitet und wird ab dem Sommersemester 2025 von der Registrierung durch Studierende auf Registrierung durch Lehrende umgestellt. Die Anwesenheitsdokumentation kann rein digital und ohne Medienbrüche erfolgen.

Zum Hauptinhalt der Sektion wechseln

Noch Fragen?

Sprechen Sie uns an!

bissupport@uni-bielefeld.de

Für bestimmte Veranstaltungsformen im Studiengang "Medizin (Staatsprüfung)" ist eine Dokumentation der Anwesenheit von Studierenden vorgeschrieben.

Die Anwesenheit wird von der Lehrperson im eKVV erfasst, die die Veranstaltung durchführt. Sie trägt die Verantwortung für eine verlässliche Dokumentation. Für die Erfassung ist ein Login am eKVV notwendig (Standardverfahren), es besteht aber auch die Möglichkeit, z.B. im Vertretungsfall, die Erfassung ohne Login im eKVV durchzuführen (Plan B).

Diese Form der Anwesenheitsregistrierung steht nicht für alle Veranstaltungsformate zur Verfügung und wird zentral gesteuert.

Standardverfahren (mit Login)

Lehrende haben im eKVV Zugriff auf die Veranstaltungen, für die sie als "lehrend" verknüpft sind und können dort die Teilnahmeliste einsehen. Nach Durchführung der Veranstaltung bestätigen sie für die anwesenden Studierenden auf der Liste die Teilnahme. Die Dokumentation kann erst mit Beginn der Veranstaltung durchgeführt werden.

Im Folgenden wird beschrieben, was bei Vorbereitung und Durchführung der Anwesenheitsdokumentation zu beachten ist.

Vor dem Termin

Kann ich mich am eKVV einloggen?

Für die Dokumentation der Anwesenheiten ist eine Anmeldung am eKVV mit dem BITS-Loginnamen oder der Uni.ID und dem Web-Passwort (Shibboleth) notwendig. Wer sein Login nicht (mehr) kennt, kann es hier anfordern:

Passwort-Reset

Bin ich als Lehrperson eingetragen?

Die Dokumentation der Anwesenheiten ist Aufgabe der Lehrperson. Nur sie oder er kann beurteilen, wer an der Veranstaltung teilgenommen hat. Lehrende können daher nur für die Veranstaltungen Anwesenheiten erfassen, für die sie im eKVV als "lehrend" eingetragen sind. Um das vorab zu testen, kann die Seite "Meine Veranstaltungen" im eKVV aufgerufen werden. Dort findet sich eine Übersicht der eigenen Veranstaltungen

"Meine Veranstaltungen"

Habe ich ein Gerät für die Anwesenheitsregistrierung (Smartphone, Tablet, Laptop)?

Für die digitale Dokumentation der Anwesenheiten mit eigenem Login wird ein persönliches, internetfähiges Endgerät benötigt. Dies kann ein Laptop, Tablet oder Smartphone sein, mit dem das eKVV aufgerufen werden kann.

Nutzung der "Meine Uni"-App?

Ein besonders schneller Weg zur Dokumentation der Anwesenheiten ist die "Meine Uni"-App. Folgende Schritte sind notwendig:

Anmelden in der App, sofern noch nicht geschehen
Den Kalender öffnen und dort die entsprechende Veranstaltung antippen
Im Popupfenster auf 'Details' gehen
Dort auf 'Anwesenheitsliste' tippen und die Anwesenheiten dokumentieren

Eine Infoseite zur "Meine Uni"-App findet sich im Campus-Support Portal:

"Meine Uni" App

Am Ende der Lehrveranstaltung

Anwesenheit in der Teilnahmeliste erfassen: Die Dokumentation der Anwesenheiten erfolgt in der Teilnahmeliste einer Veranstaltung im eKVV. Dort sind die Studierenden aufgeführt, für die diese Veranstaltung im Stundenplan steht. Bei jeder Person findet sich die Möglichkeit anzuklicken, ob sie oder er im Termin anwesend war, oder nicht.
Sonderfall Leistungserbringung ("UaKU"): Als Teil ihrer Studienleistung müssen Studierende beim „Unterricht am Krankenbett, Untersuchung“ (UaKU= 3er-Gruppe) eine schriftliche Kurzdokumentation erstellen (z. B. Protokoll- oder Anamnesebogen). Mit dem digitalen Abhaken bestätigen Sie in diesem Fall also sowohl die Anwesenheit als auch das Vorliegen der Kurzdokumentation.
Automatische Benachrichtigung der Studierenden: Sobald die An- oder Abwesenheit erfasst wurde, werden die Studierenden automatisch darüber benachrichtigt.

"Plan B" (Anwesenheitsregistrierung ohne Login)

Wenn Lehrpersonen Veranstaltungen übernehmen, für die sie nicht als "lehrend" im eKVV vermerkt sind (z.B. in Vertretungssituationen), oder wenn kein Gerät mit persönlichem Login zur Verfügung steht, kann die Dokumentation in einer Veranstaltung auch ohne Login durchgeführt werden.

Das ist dafür nötig:

Vor dem Termin

UaK-Auszug parat haben: Für jede Veranstaltung kann aus dem eKVV ein sogenannter "UaK-Auszug" als Ausdruck erstellt werden, auf dem neben Informationen zur Durchführung und Inhalten der Veranstaltung auch ein QR-Code/Erfassungslink zur Dokumentation der Anwesenheiten zu finden ist.

Die jeweilige Lehrkoordination der Klinik kann diese UaK-Auszüge erstellen und ausgeben.
Tablet oder Smartphone zum Scannen eines QR-Codes zur Verfügung haben: Für den Zugriff auf die Anwesenheitsdokumentation muss ein QR-Code auf dem UaK-Auszug gescannt werden. Sie benötigen daher ein internetfähiges Gerät, mit dem Sie den QR-Code scannen können.
Internetfähiges Gerät ohne Scanfunktion: Falls kein Scannes des QR-Codes möglich ist, finden Sie auf dem UaK-Auszug einen Kurzlink, der direkt in den Browser eingegeben werden kann. Diese Methode ist am wenigsten komfortabel, weil das Abtippen von Links immer fehleranfällig ist und einen gewissen Aufwand verursacht. Die Verwendung von Kurzlinks hält diesen Aufwand möglichst klein.

Am Ende der Lehrveranstaltung

QR-Code scannen oder Zugangscode eingeben: Scannen Sie den QR-Code oder geben Sie den Kurzlink ein, um direkt auf die Seite zur Dokumentation der Anwesenheiten zu gelangen.
Anwesenheit erfassen: Haken Sie die anwesenden Studierenden auf der Teilnahmeliste ab und speichern Sie Ihre Angaben.

Sobald die Anwesenheit eingegeben und gespeichert ist, verlieren QR-Code und Kurzlink ihre Gültigkeit, ein erneutes Aufrufen der Seite ist dann nicht mehr möglich.
Sonderfall Leistungserbringung ("UaKU"): Als Teil ihrer Studienleistung müssen Studierende beim „Unterricht am Krankenbett, Untersuchung“ (UaKU= 3er-Gruppe) eine schriftliche Kurzdokumentation erstellen (z. B. Protokoll- oder Anamnesebogen). Mit dem digitalen Abhaken bestätigen Sie in diesem Fall also sowohl die Anwesenheit als auch das Vorliegen der Kurzdokumentation.

FAQs

Ich habe Probleme mit dem Login: Wenn Sie sich nicht einloggen können, nutzen Sie den QR-Code/Kurzlink auf dem UaK-Auszug, um die Anwesenheitsdokumentation ohne Login durchzuführen (s. oberer Absatz "Plan B").
Keine Anwesenheitsregistrierung möglich: Die Anwesenheitsregistrierung ist nur möglich, wenn Studierende auf der Teilnahmeliste stehen und wenn der im eKVV angegeben Veranstaltungstermin gekommen ist (Datum und Uhrzeit).

Sollte es Ihnen auf keiner der oben erklärten Wege möglich sein, die Anwesenheiten zu dokumentieren, erfassen Sie diese ausnahmswesise auf Papier und melden sich anschließend bei Ihrer Lehrkoordination.
Ich bin nicht als Lehrperson eingetragen: Wenn Sie die Veranstaltung durchführen, aber nicht im eKVV als "Lehrende*r" der Veranstaltung hinterlegt sind, nutzen Sie für die Dokumentation der Anwesenheiten den oben beschriebenen "Plan B" ohne Login.
Meine Angaben müssen korrigiert werden: Wenn es nach Ablauf der Veranstaltung notwendig wird, dass die von Ihnen erfassten Anwesenheiten korrigiert werden, sollten Sie sich an Ihre Lehrkoordination wenden.

Benachrichtigung bei Anwesenheitsregistrierung

Für eine bessere Kontrolle der eigenen Anwesenheitsregistrierungen, erhalten Studierende eine Bestätigungsmail, sobald eine Anwesenheit für sie registriert wurde. Bleibt diese Mail aus, sind sie angehalten, direkt unter dem Menüpunkt "Meine Anwesenheiten" im eKVV zu prüfen, ob alle Anwesenheiten registriert wurden.

Die Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann aber auch im eKVV unter "Einstellungen" deaktiviert werden.

Auf dieser Info-Seite für Studierende werden Benachrichtigungseinstellungen und Anzeige der Anwesenheiten im eKVV erläutert:

"Mein eKVV"

Veranstaltungsteilnahmen und Codes tauschen

Ablauf

Im Einzelfall kann es notwendig sein Plätze in Veranstaltungen mit Anwesenheitsregistrierung zu tauschen, insbesondere wenn Studierende kurzfristig nicht teilnehmen können (z.B. im Krankheitsfall). Längerfristig absehbare Tausche sollten hingegen über die Fakultät vorher geplant und im eKVV entsprechend vor der Veranstaltung korrigiert werden. Ist es zu einem kurzfristigen Tausch gekommen, so verdeutlicht dieses Beispiel die Vorgehensweise:

Die Studentin "Annehmerin" vereinbart mit einer Kommilitonin "Abgeberin", dass sie ihre Veranstaltungsplätze tauschen. Annehmerin besucht daraufhin die Veranstaltung, die nicht in ihrem Stundenplan steht, meldet sich bei der Lehrperson und erhält daraufhin den Code, der für ihre Kommilitonin Abgeberin bestimmt ist.

Die Registrierung per Code geht dabei wie oben beschrieben über die Detailseite der jeweiligen Veranstaltung, und nicht über die Seite 'Meine Anwesenheiten', da dort nur Veranstaltungen angezeigt werden können, bei denen Annehmerin bereits als Teilnehmerin eingetragen ist.

Sobald sie sich mit diesem Code registriert, wird Annehmerin in der Veranstaltung als "teilnehmend" und Abgeberin als "nicht teilnehmend" gesetzt. Abgeberin wird außerdem per Mail über die Verwendung "ihres" Codes informiert. Umgekehrt wird Abgeberin dann die Veranstaltung von Annehmerin besuchen und ihren Code übernehmen.

Voraussetzungen

Damit Annehmerin den Code für den Tausch nutzen kann, muss sie eine vergleichbare Veranstaltung (d.h. eine Veranstaltung mit derselben Modulzuordnung) im eigenen Stundenplan und dort einen Platz erhalten haben.

Die Validierung des Codes ist nur dann erfolgreich, wenn der eingegebene Code tatsächlich eine*r Veranstaltungsteilnehmer*in gehört und er noch nicht anderweitig verwendet wurde.