Mailfreigabe und Moderation
Grundsätzlich funktioniert der Freigabeprozess einer E-Mail so:
Bis auf die Mailverteiler, die auf eKVV-Veranstaltungen beruhen, unterliegen alle Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden der Moderation durch Kolleg*innen mit besonderen Rechten in der Fakultät. Ihre Aufgabe ist es zu prüfen, ob die abgeschickte Mail sinnvollerweise an die Studierenden verteilt werden soll, oder nicht. Da Studierende eine Vielzahl an Mails aus dem Hochschulkontext erhalten ist es sinnvoll abzuwägen, ob eine geplante Mail tatsächlich relevant für die Studierenden ist und auch zu prüfen, ob der gewählte Verteiler tatsächlich die richtige Zielgruppe anspricht. Häufig gibt es einen "kleineren" Verteiler, dessen Zuschnitt besser passt. Ein Verteilen von Informationen nach dem "Gießkannenprinzip" wird von den Adresat*innen meist als störend wahrgenommen.
Wenn Sie eine Mail an einen moderierten Verteiler innerhalb einer Fakultät schicken wollen, sollten Sie vorher Kontakt zu den zuständigen Moderator*innen aufnehmen. Eine Liste der Ansprechpersonen finden Sie im eKVV, für jede Fakultät unter dem Link "Studiengänge, E-Mailverteiler und Kontakt": Übersicht der Fakultäten im eKVV
Mails mit sehr großer Reichweite (sowohl an Mitarbeiter*innen als auch an Studierende) werden zentral im Referat für Kommunikation moderiert. Bitte informieren Sie sich über das Verfahren auf dieser Informationsseite: Mailverteiler (Login ins Beschäftigtenportal)
Die Freigabe einer E-Mail erfolgt in einer eigenen Seite, die durch den Link in der Freigabemail erreicht wird. Dort haben Sie Gelegenheit, den Versand zu überprüfen und dann entweder für den Versand freizugeben, oder zu verwerfen. Bei einigen Mailverteilern ist es möglich, die E-Mail im eKVV zu archivieren. Die Option zur Archivierung können Sie in der Freigabeseite auswählen.
Die Freigabseite gibt eine Übersicht über die wichtigsten Elemente der freizugebenden Mail:
Hier wird der aktuelle Status der Mail-Freigabe angezeigt. Diese Seite lässt sich während des Freigabe- und Versandprozesse aufrufen um zu überprüfen, wie der aktuelle Stand ist:
Einige Mails an Studierendenverteiler können im eKVV archiviert werden, sie werden dann öffentlich einsehbar im eKVV angezeigt. Bei diesen Verteilern kommt eine Archivierung in Frage;
Die Archivierung einer Mail an einen dieser Verteiler ist dann sinnvoll, wenn es um allgemeine organisatorische Hinweise geht, die einen möglichst großen Adressatenkreis erreichen sollen. Bei Mails an Lehrveranstaltungsverteiler können über die Archivierungsfunktion auch nachträglich noch die Studierenden erreicht werden, die zum Zeitpunkt des Versands (noch) nicht auf der Teilnahemliste standen, sie können die Mail dann im Archiv einsehen. Die Mailarchive sind nicht für "bleibende" Informationen geeignet, sie werden nach Ablauf des Semesters wieder gelöscht.
Lehrende und deren Sekretariate können in der Seite "Meine Veranstaltungen" selbst auch das Mailarchiv ihrer Veranstaltungen bearbeiten und Mails dort wieder löschen.
Bei den Verteilern, bei denen eine Archivierung möglich ist, werden zwei Freigabe-Buttons angezeigt:
Moderator*innen können die Freigabe ablehnen und die Mail damit verwerfen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn entschieden wurde, dass eine Mail nicht versandt werden soll, aber mehrere Kolleg*innen die Freigabemail erhalten. So kann verhindert werden, dass aufgrund fehlender Absprachen oder wegen Missverständnissen eine solche Mail doch in den Versand gerät.