Impressum und Datenschutzhinweise des Forschungsinformationssystems

(Version 1.0 vom 03.04.2023)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. 
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

 

1.    Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten  durch den Rektor Herr Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.
 

1.1.    Kontaktdaten des Verantwortlichen

               Universität Bielefeld
               Universitätsstraße 25
               D-33615 Bielefeld
               Tel: 0521 / 106 – 00
               Email: post@uni-bielefeld.de
               Web: https://www.uni-bielefeld.de
 

1.2.    Fachlicher Ansprechpartner

               E-Mail:  fis@uni-bielefeld.de
               Tel.:       0521-106 3949
               Web.:    https://uni-bielefeld.de/intern/forschende/fis-info/
 

1.3.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

               Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
               Tel.: 0521 106-5225
               Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de
 

2.    Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Forschungsinformationssysteme (FIS) dienen den Hochschulen zur Erfüllung ihrer Berichts-, Informations- und Dokumentationspflichten sowie Aufgaben der Qualitätssicherung gemäß § 8 Absatz 3 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen.
Die Hochschulen berichten in regelmäßigen Zeitabständen über ihre Forschungsvorhaben und Forschungsschwerpunkte an das MKW NRW. Die Mitglieder der Hochschulen sind verpflichtet, bei der Erstellung des Berichts gemäß § 70 Absatz 4 Hochschulgesetz mitzuwirken.
Das FIS wird für jede Hochschule separiert in Münster betrieben, Zugriff auf die Daten haben nur die jeweiligen Hochschulangehörigen für die Daten ihrer Hochschule.
Der öffentliche webbasierte Datenzugriff wird mit dem ebenfalls in Münster betriebenen Forschungsportal „FIS-Portal“ ermöglicht (siehe hierzu die Datenschutzhinweise des FIS-Portals (VIVO)).

Im Rahmen des FIS werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Personendaten: Uni-ID, Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatumdatum, Akad. Grad, Akad. Bezeichnung/Titel, Staatsangehörigkeit, zugehörige Organisationseinheit
Angaben zu externen Personen im Rahmen von Metadaten zu Publikationen: Name, Vorname, zugehörige Organisationseinheit
Angaben zu ehemaligen Beschäftigten im Rahmen von Metadaten zu Publikationen zur Veröffentlichung eines universitätseigenen Publikationsverzeichnisses: Uni-ID, Name, Vorname, Akad. Grad, Akad. Bezeichnung/Titel, zugehörige Organisationseinheit
Beschäftigungsdaten: Finanzierung, Qualifikation, Tätigkeitsart, Vollzeitäquivalent, Vertragslaufzeit, Personalkategorie, Eingruppierung [nur für Professuren], Fachgebiet
Promotionen: Name, Promotionsstudiengang/Promotionsprogramm, Promotionszeitraum und Datum des Abschlusses, Verfahrenseröffnung, Fachgebiet, Erstbetreuer, Kooperation, Titel und Sprache der Dissertation
Habilitation: Name, Titel, Sprache, Status, interne Betreuung, Abschlussdatum, Fachgebiet
Preise: Name Preisträger*in, Daten zur Auszeichnung (Typ, Name, Jahr, Organisation, etc.), Zuordnung zu Projekten, Publikationen, Klassifikation, Dotierung gesamt und Hochschulanteil.
Drittmittelprojekt: Titel, Zeitraum, Beschreibung, Projektleiter*in, stellv. Projektleiter*in, Projektmitglieder
Patente: Name Erfinder*in, Titel, Anmeldedatum, Erteilungsdatum, Anmeldenummer, Veröffentlichungsnummer, Beschreibung, Patentfamilie, anmeldende Organisation, Fachgebiete, Forschungsfelder, Drittmittelprojekte, Einnahmen, Angaben zu Erfindern mit Anteil an Erfindung und Organisationszugehörigkeit.
Forschungsinfrastruktur: Titel, Beschreibung, betreibende/koordinierende Organisation, interne/externe Nutzerzahl, Nutzungsdauer, Betriebspersonal [Name, Vorname, Organisationseinheit], Publikationen. Für Betriebspersonal: Vollzeitäquivalenz der Tätigkeit, Gültigkeit der Zuordnung als Betriebspersonal
Publikationen: Autor*in, Titel, Untertitel, Publikationstyp/-art, Publikationsjahr, Auflage, Band/Heft/Sammelband, Verlag, Identifier, Fachgebiet, Forschungsfeld, Projekt

 

3.    Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für den unter 2. angegebenen Zweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 8 Abs. 3 HG NRW i. V. m. § 70 HG NRW i. V. m. Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen.
 

4.    Datenübermittlungen 

Ihre personenbezogenen Daten, die von der Universität Bielefeld im Forschungsinformationssystem zusammengetragen werden, entstammen Systemen der Universität Bielefeld: HISinOne-Campus, SAP und PUB. Der Zugriff bleibt laufenden Beschäftigten der Universität Bielefeld via Web-Authentifizierung vorbehalten. Zugriffsrechte sind über die Organisationszugehörigkeit der einzelnen Beschäftigen sowie ggf. deren Sonderrollen (Administratoren, Forschungsadministration, Forschungsförderung, Technologietransfer, Promotionsbüro, Wissenschaftspreise, Service Desk, Bibliothekare, zuständige Stelle für Habilitationsstatistik im Dez. S/L) geregelt und beschränkt.

Ausgewählte personenbezogene Daten von Beschäftigten (insbesondere vom wiss. Person), die im Zuge der Beschäftigtenverwaltung für Forschungsmanagement oder der Promovierendenverwaltung verarbeitet werden, werden an das Statistische Bundesamt übermittelt. Dazu gehören:

Personendaten, Personenattribute
Promotionsstatus, Promotionsdaten (z. B. strukturiertes Promotionsprogramm), Anträge (z. B. Annahme als Doktorand, Verfahrenseröffnung, Promotionsunterbrechung, Meldung der Promotion),
Hochschulzugangsberechtigung, Studienverlauf, externer Studienverlauf, erste Einschreibung
Meldungen
Beschäftigungsverhältnisse an der Hochschule
Klassifikationen (Fachgebiete und Forschungsfelder)
Berichte
Interne Beschäftigungsverhältnisse (Personalkategorie, Befristung, Laufzeit, Vollzeitäquivalent Finanzierungsform, Qualifikation, Tätigkeitsart, Organisationseinheit
Externe Beschäftigungsverhältnisse (Laufzeit, Stundenumfang, Organisationseinheit)

Bei der Einwilligung durch Wissenschaftler*innen erfolgt im VIVO-Forschungsportal („FIS-Portal“) die Veröffentlichung von Forschungsinformationen im Internet. Siehe hierzu die Datenschutzhinweise des FIS-Portals (VIVO).

Die technischen Dienstleitungen, die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sind, werden von CRIS.NRW auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO erbracht.

In Einzelfällen kann eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).
 

5.    Löschfristen

Für Löschfristen gilt die Aufbewahrungsrichtlinie der Universität Bielefeld.
 

6.    Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO)
das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
               Landesbeauftragten für Datenschutz und
               Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen     
               Kavalleriestraße 2-4
               40213 Düsseldorf
 

(Version 1.0 vom 03.04.2023)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. 
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

 

1.    Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten  durch den Rektor Herr Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.
 

1.1.    Kontaktdaten des Verantwortlichen

               Universität Bielefeld
               Universitätsstraße 25
               D-33615 Bielefeld
               Tel: 0521 / 106 – 00
               Email: post@uni-bielefeld.de
               Web: https://www.uni-bielefeld.de
 

1.2.    Fachlicher Ansprechpartner

               E-Mail:  fis@uni-bielefeld.de
               Tel.:       0521-106 3949
               Web.:    https://uni-bielefeld.de/intern/forschende/fis-info/
 

1.3.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

               Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
               Tel.: 0521 106-5225
               Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de
 

2.    Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Das Forschungsportal dient der Darstellung der im Forschungsinformationssystem (FIS) zusammengetragenen und miteinander in Beziehung gesetzten Forschungsdaten. Dies ermöglicht eine Darstellung von Forschungsinformationen auf Personen- und Einrichtungsdetailseiten. Ergänzt werden diese Daten durch die persönlichen PEVZ-Einträge der Wissenschaftler*innen. Im VIVO findet keine darüberhinausgehende Datenverarbeitung statt.

Im Rahmen der Veröffentlichung von Forschungsinformationen im Forschungsportal VIVO werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen auf Seiten von VIVO verarbeitet. Die Sichtbarkeit der einzelnen Kategorien kann dabei individuell angepasst werden.

Personendaten: Name, Vorname, Akad. Bezeichnung / Titel, zugehörige Organisationseinheit
Kontaktdaten, Foto (aus PEVZ)
Angaben zu externen Personen im Rahmen von Metadaten zu Publikationen: Name, Vorname, zugehörige Organisationseinheit
Promotionen: Name, Vorname, Fachgebiet, interne Betreuung, Kooperation, Titel der Dissertation
Habilitation: Name, Vorname, Titel, interne Betreuung, Abschlussdatum, Fachgebiet
Drittmittelprojekt: Titel, Zeitraum, Beschreibung, Projektleiter*in, stellv. Projektleiter*in, Projektmitglieder
Patente: Name und Vorname Erfinder*in, Titel, Anmeldedatum, Erteilungsdatum, Veröffentlichungsnummer, Beschreibung, Patentfamilie, anmeldende Organisation, Fachgebiete, Forschungs-felder, Drittmittelprojekte
Forschungsinfrastruktur: Titel, Beschreibung, betreibende / koordinierende Organisation, Publikationen
Publikationen: Autor*in, Titel, Untertitel, Publikationstyp / -art, Publikationsjahr, Auflage, Band / Heft / Sammelband, Verlag, Identifier, Fachgebiet, Forschungsfeld, Projekt

Die technischen Details der Verarbeitung (z.B. Speicherung der Browserdaten, Einsatz von Diensten zur Webanalyse, Umgang mit Cookies) entnehmen Sie der Datenschutzerklärung der CRIS.NRW bzw. der Universität Münster: https://www.uni-muenster.de/de/datenschutzerklaerung.html

 

3.    Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für den unter 2. angegebenen Zweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 8 Abs. 3 S. 3 HG NRW i.V.m. § 2 Abs. 1 Nrn. 1-5 der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen.

Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten erfolgt nach § 4 der Verordnung aufgrund einer Einwilligung.
 

4.    Datenübermittlungen 

Ihre personenbezogenen Daten, die von der Universität Bielefeld im Forschungsinformationssystem vorgehalten werden, werden bei Ihrer Einwilligung im VIVO-Forschungsportal im Internet weltweit veröffentlicht.

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass bei einer Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet weltweit von jedermann auf die personenbezogenen Daten – auch mit Hilfe von "Suchmaschinen" (z.B. Google) – zugegriffen werden kann. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten zu anderen Zwecken genutzt werden. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe z.B. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten der Hochschule bereits entfernt oder geändert wurden.
Die technischen Dienstleitungen, die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sind, werden von CRIS.NRW auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO erbracht.
In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).
 

5.    Löschfristen

Im VIVO-Forschungsportal wird nach der Einwilligung ein Teil der Daten veröffentlicht, der im Forschungsinformationssystem (FIS) abgespeichert sind. Über Sichtbarkeitseinstellungen an einzelnen Forschungsdaten im FIS, können individuelle Forschungsdaten aus dem VIVO-Forschungsportal entfernt werden. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr öffentlich angezeigt. Davon ausgenommen sind Angaben der Autorenschaft in der Hochschulbibliographie.
Für weitere Löschfristen gilt die Aufbewahrungsrichtlinie der Universität Bielefeld

 

6.    Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO)
das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
               Landesbeauftragten für Datenschutz und
               Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen     
               Kavalleriestraße 2-4
               40213 Düsseldorf