Die allgemeinen Nutzungsbedingungen für den Einsatz von Jira an der Universität Bielefeld (Projektmanagement und Aufgaben mit Jira) gelten für jede/n, der/die das System als Nutzungsberechtigte/r im Sinne des § 2 der Allgemeinen Nutzungsbedingungen nutzt. Mit der Verwendung des Dienstes erkennen Sie die Nutzungsbedingungen an.
(1) Das Angebot Projektmanagement und Aufgaben mit Jira, für die unter §3 genannten Zwecke, richtet sich an Nutzer*innen mit Erfahrung im Umgang mit der Jira-Software die eine entsprechende Lösung an der Universität Bielefeld, für die in §3 (2) BITS-Benutzungsordnung* genannten Aufgaben, einsetzen möchten.
Eine anderweitige Nutzung, insbesondere zu geschäftlichen, gewerblichen oder privaten Zwecken, ist nicht zulässig.
(2) Nutzungsberechtigt sind die unter § 3 in der BITS-Benutzungsordnung aufgeführten Nutzungsgruppen. Für die Nutzung autorisiert sind die folgenden Personenstatusgruppen aus dem Identitätsmanagement System (IDM) der Universität Bielefeld nach zusätzlicher Zuweisung einer Lizenz und Vergabe einer Rolle und Berechtigung auf Antrag im Service Desk des BITS:
Beschäftigte, Studierende und Externe**
(3) Die Nutzung des Systems ist für die genannten Personengruppen unentgeltlich.
(4) Die Nutzung erfolgt über das vom Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) administrierte Benutzerkonto (Shibboleth) für Universitätsangehörige. Für die Nutzung dieses Kontos gilt außerdem die BITS-Benutzungsordnung.
Jira ist eine Webanwendung zum operativen Projektmanagement, die an der Hochschule insbesondere in agilen Projekten eingesetzt werden kann.
Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Beschäftigten mit Hilfe von Jira darf nach §6 der Rahmen Dienstvereinbarung von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld nicht durchgeführt werden. Die Verwendung aller gespeicherten Daten im Kontext der Jira Nutzung, insbesondere der Arbeitsabläufe, Vorgänge und Aufgaben darf nicht für andere Zwecke als die im Weiteren beschriebene verwendet werden.
Neue Jira-Projekte könne anhand eines der folgenden Jira-Templates ausgewählt werden:
(1) Kontext Software
a. Scrum-Softwareentwicklung:
(Agile-Entwicklung mit einem Board, Sprints und Stories. Integration in Quellen- und Build-Tools.)
Vorgangstypen: Bug, Aufgabe, Unteraufgabe, Story, Epic
Workflow: To Do, In Progress, Done
b. Kanban-Softwareentwicklung:
(Entwicklungsfluss mit einem Board optimieren. Integration in Quellen- und Build-Tools.)
Vorgangstypen: Bug, Aufgabe, Unteraufgabe, Story, Epic
Arbeitsablauf: Backlog, Selected for Development, In Progress, Done
c. Einfache Softwareentwicklung:
(Entwicklungsaufgaben und Fehler verfolgen. Integration in Quellen- und Build-Tools.)
Vorgangstypen: Bug, Aufgabe, Unteraufgabe, Verbesserung, Neue Funktion, Epic
Arbeitsablauf: To Do, In Progress, In Review, Done
(2) Kontext Business
a. Projektmanagement
(Alle Aufgaben in einem Projekt planen und verfolgen und Bericht dazu erstatten.)
Vorgangstypen: Aufgabe, Unteraufgabe
Arbeitsablauf: To Do, In Progress, Done
b. Aufgabenverwaltung:
(Schnell einfache Aufgaben für Sie und Ihr Team organisieren und zuweisen.)
Vorgangstypen: Aufgabe, Unteraufgabe
Arbeitsablauf: To Do, Done
c. Prozessverwaltung
(Aktivitäten verfolgen, während diese einen optimierten Prozess durchlaufen.)
Vorgangstypen: Aufgabe, Unteraufgabe
Arbeitsablauf: Open, Cancelled, In Progress, Under Review, Rejected, Approved, Done
(1) Der Dienst ist für normalen Schutzbedarf geeignet. Daten mit hohem Schutzbedarf dürfen nicht in Jira verarbeitet werden.
Eine Schutzbedarfsfeststellung der Daten zur geplanten Verarbeitung durch Jira kann gemeinsam mit dem Informationssicherheitsbeauftragten der Universität Bielefeld durchgeführt werden. Für die Erstinformation ist die Datenschutz- und Informationssicherheitskoordinator*in Ihrer Fakultät oder Einrichtung zuständig.
(2) Jedes Jira Projekt besteht aus Projektownern und Projektmitgliedern.
Die Zuweisung von Aufgaben an Nutzer*innen darf nur nach entsprechender Schulung und Einarbeitung der Nutzer*innen erfolgen.
Das BITS bietet keine Schulung an. Die verantwortliche Dienststelle muss vor der produktiven Nutzung und Aufgabenzuweisung für die künftigen Nutzer*innen auf Grundlage des Qualifizierungs- und Schulungsbedarfs ein Konzept nach § 9 RahmenDV über den Einsatz von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld erstellen.
(3) Die Aufgabenzuweisungen von Projektowner zu Projektmitgliedern ist nicht mit einer dienstlichen Weisung im Sinne des Direktionsrecht gleichgesetzt. Weisungen erhalten Mitarbeitende durch ihre vorgesetzte Person. Der Einsatz von PM-Jira dient der technischen Unterstützung der Mitarbeiter*in in Ausführung ihrer zugewiesenen Rolle.
(4) Berechtigungen für und innerhalb von Projekten dürfen nur so vergeben werden, dass ausschließlich auf die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Daten zugegriffen werden kann.
(5) Die Löschung von Jira-Projekten ist unverzüglich, nach Wegfall des Zwecks, durch die verantwortliche Person oder den/die Projektowner aus dem die Verarbeitung verantwortenden Fachbereich über den Service Desk des BITS anzuweisen. Im Rahmen der Löschung eines Projektes werden persönliche PM-Jira-Konten nicht gelöscht, da diese evtl. in weiteren Projekten als Projektowner oder Projektmitglied genutzt werden.“
Das Ausscheiden einer Nutzer*in ist dem Service Desk des BITS unverzüglich durch die/den Projektowner oder die vorgesetzte Person anzuzeigen, damit das persönliche Konto dieser Nutzer*in gelöscht werden kann. Eine Anonymisierung innerhalb der noch laufenden Projekte wird dann von den Administrator*innen durchgeführt.
(1) Neue Jira-Projekte werden unter Nennung der zur Anlage erforderlichen Informationen beim Service Desk des BITS beantragt.
(2) Bei der Beantragung wird zwischen den Rollen „Projektowner“ und „Projektmitglied“ unterschieden.
Projektowner sind berechtigt, ihre Projekte zu durchsuchen, Sprints zu bearbeiten, verwalten, zu starten/ beenden, Entwicklungstools anzuzeigen, schreibgeschützte Arbeitsabläufe anzuzeigen,
Benutzern Vorgängen zuzuweisen, zu schließen, zu erstellen,zu löschen, zu bearbeiten oder zu verknüpfen; Autoren zu ändern, zu verschieben, zu planen, eine Sicherheitsstufe (Sichtbarkeit) festzulegen, Arbeitsablaufaktions-Status zu ändern, Wähler- und Beobachterberechtigung zu verwalten.
Projektmitglieder und Projektowner sind berechtigt, Stimmabgaben und Beobachter anzuzeigen,
Kommentare hinzuzufügen, eigenen Kommentare zu löschen und zu ändern. Ebenso sind sie berechtigt, Anhänge zu erstellen, eigenen Anhänge zu löschen, eigenen Arbeitsprotokolle zu löschen und zu bearbeiten. Vorgänge zu erstellen und zu verknüpfen.
(3) Die Jira-Konten werden von Mitarbeiter*innen des Service Desk des BITS erzeugt. Dabei werden der Vor- und Nachname, Benutzername sowie die (interne oder externe) E-Mail Adresse gespeichert.
Die Authentifizierung der Nutzer*innen erfolgt mit Hilfe des Webauthentifizierungs-Dienst Shibboleth. Das Passwort kann im Prisma Webinterface des IDM geändert werden.
Informationen dazu stellt das BITS auf seiner Homepage zur Verfügung:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/zugang/web-authentifizierung/
Nähere Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten können den Datenschutzhinweisen entnommen werden. Diese finden Sie hier:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/ueber-uns/datenschutz/
(4) Die Nutzungsdauer des vom Service Desk erzeugten Kontos endet mit dem Verlust der Personenrolle im IDM-System des BITS. Eine Löschung des Benutzungskontos ist bei Wegfall des letzten Verwendungszwecks über einen Antrag beim Service Desk möglich. Bei Mitarbeitenden ist der Verwendungszweck der Beschäftigungszeitraum, der vom Dezernat für Personal und Organisation gepflegt wird, bei Studierenden die Immatrikulation und bei Externen die Externe-Personenrolle die von der für die Fakultät oder den Bereich zuständigen EDV-Betreuung vergeben wird.
(5) Neue Projekte werden anhand des Verwendungszwecks mit einer der unter §3 aufgeführten Vorlagen von der Jira Administrator*in erzeugt. Die Projektowner und Projektmitglieder werden dann dem entsprechenden Projekt durch die Administrator*in zugewiesen.
(1) Schadensersatzansprüche gegen die Universität Bielefeld sind unabhängig vom Rechtsgrund ausgeschlossen, es sei denn, die Universität, ihre gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen haben vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt; in diesen Fällen besteht eine unbeschränkte Haftung.
Für leichte Fahrlässigkeit haftet die Universität Bielefeld nur, wenn eine für die Erreichung des Vertragszwecks wesentliche Vertragspflicht durch die Universität, ihre gesetzlichen Vertreter oder leitende Angestellte oder Erfüllungsgehilfen verletzt wurde. Die Universität haftet dabei nur für vorhersehbare Schäden, mit deren Entstehung typischerweise gerechnet werden muss. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei einer Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie im Rahmen von Art. 82 EU-DSGVO
(2) Die Universität Bielefeld übernimmt keine Garantie dafür, dass PM-Jira fehlerfrei und ohne Unterbrechung bereitgestellt wird. Die Universität Bielefeld bemüht sich, vorübergehende Betriebsunterbrechungen aufgrund von Wartungszeiten und/oder systemimmanenten Störungen zu vermeiden, kann jedoch auch diesbezüglich keine Gewährleistung übernehmen.
* Die Personenrolle Extern im Identitätsmanagement System wird von den jeweiligen Administratoren der Personenrolle „Extern“ angelegt um Tätigkeit für die Universität zu erledigen. (siehe Nutzer*innen nach BITS-Benutzungsordnung)
** Link zu BITS-Benutzungsordnung:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/ueber-uns/benutzungsordnung/
Stand 09.02.2022