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Teilnahmemanagement für Lehrplaner*innen
Das Teilnahmemanagement ist eine Funktion, die es erlaubt, die Teilnahmelisten von Lehrveranstaltungen zu pflegen, indem den Studierenden auf der Liste die Teilnahmestatus "teilnehmend", "nicht teilnehmend" oder "Warteliste" zugewiesen werden. Das Teilnahmemanagement kann genutzt werden, um Platzvergabeverfahren zu dokumentieren, den Zugriff auf den Lernraum oder den Mailverteiler zu begrenzen oder um die Teilnahmeliste der Veranstaltung für die Leistungsbuchung am Ende des Semesters zu aktualisieren.
Das Teilnahmemanagement ist bei Veröffentlichung einer Lehrveranstaltung zunächst nicht aktiviert und wird für Lehrende und deren Sekretariate erst ab Veranstaltungsbeginn nutzbar.
Auf dieser Seite wird erklärt, wer das Teilnahmemanagement nutzen kann und für welche Szenarien es sinnvoll eingesetzt werden kann.
Details zur Bedienung finden Sie hier (oder über das linke Menü)
- Auf dieser Unterseite wird die Funktionsweise erläutert: Teilnahmemanagement Funktion
- Hier wird erklärt, wie das Teilnahmemanagement für Veranstaltungen mit angeschlossenen Lernplattformen (Lernraum oder LernraumPlus) eingesetzt werden kann: Teilnahmemanagement Lernraum
- Zusätzliche Funktionen wie das Einstellen einer Anmeldefrist: Erweiterte Einstellungen
- Hier finden sich FAQs zum Teilnahmemanagement: FAQs zum Teilnahmemanagement von Lehrplaner*innen
Berechtigungen
Lehrende
Lehrende und deren Sekretariate können das Teilnahmemanagement bei ihren Veranstaltungen selbst aktiveren, sobald der erste Veranstaltungstermin stattgefunden hat. Sie rufen es über den gleichnamigen Link in der Detailsicht einer Veranstaltung oder ausgehend von der Seite "Meine Veranstaltungen" im eKVV auf.
Belegmanager*innen
In jeder Fakultät können Belegmanager*innen eingesetzt werden, die auf das Teilnahmemanagement aller Veranstaltung der Fakultät zugreifen können.
Belegmanager*innen stehen diese zusätzlichen Funktionen des Teilnahmemanagements zur Verfügung:
- Nutzung vor dem ersten Veranstaltungstermin
- Freigabe der Nutzung vor dem ersten Veranstaltungstermin für Lehrende
- Teilnahmemanagement für einzelne Studierende
- Einrichtung von Anmeldefristen
Hier finden Sie das Antragsformular für die Belegmanagerrechte, das ausgefüllt und von der Fakultätsleitung unterschrieben werden muss:
Nutzungsszenarien
Das Teilnahmemangement ist zunächst im eKVV nicht aktiviert. Es kann aber im Lebenszyklus einer Veranstaltung zu unterschiedlichen Zeiten aktiviert werden. Zu beachten ist dabei, dass ein einmal aktiviertes Teilnahmemanagement auch gepflegt werden muss um eventuelle Zu- oder Abgänge in der Veranstaltung zu dokumentieren.
- Vor Veranstaltungsbeginn: Dokumentation von Vergabeverfahren
Einige Fakultäten führen vor Veranstaltungsbeginn Platzvergabeverfahren durch und weisen den Studierenden Plätze in Veranstaltungen zu. Dazu werden in der Fakultät sog. "Belegmanager" eingesetzt, die besondere Rechte erhalten, um schon vor Veranstaltungsbeginn auf das Teilnehmermanagement aller Veranstaltungen einer Fakultät zuzugreifen. Das Teilnehmermanagement ist hierbei das Werkzeug, mit dem die Ergebnisse der Verfahren im eKVV dokumentiert werden und leistet gleichzeitig die Rückmeldung über die Platzzuteilungen an die Studierenden.
Bitte beachten Sie die Maßgaben der Rahmenprüfungsordnung, wenn Sie Platzvergabeverfahren durchführen möchten, oder sprechen Sie das Team LSO an, um sich entsprechend beraten zu lassen.
Mehr über die zentral unterstützte Platzvergabe können Sie hier nachlesen: Platzvergabe (Login ins Beschäftigtenportal)
- Veranstaltungsbeginn
Lehrende und Sekretariate können erst ab dem ersten Veranstaltungstermin auf das Teilnehmermanagement zugreifen, vorher ist es nur für die o.g. Belegmanager nutzbar. Lehrende werden daher zu Beginn des Semesters entweder ein deaktiviertes Teilnehmermanagement vorfinden, oder aber eines, das schon zur Dokumentation der Platzvergabeverfahren verwendet wurde. In beiden Fällen dient die Teilnahmeliste dazu, sich eine Übersicht über die erwarteten TeilnehmerInnen zu verschaffen.
- Im Semester
Üblicherweise gibt es zu Beginn eines Semesters einige Wechselbewegungen in den Veranstaltungen, wenn Studierenden nach den ersten Sitzungen entscheiden, anders als ursprünglich geplant zu studieren. Dann kommt es dazu, dass die tatsächlich in einer Veranstaltung anwesenden Personen nicht mehr mit denen auf der Teilnahmeliste übereinstimmen.
Jetzt kann das Teilnehmermanagement genutzt werden, um die Teilnahmeliste den tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen. Neben einer aktualisierten Teilnahmeliste werden so auch passgenauere Mailverteiler und Regelung des Zugriffs auf die dem eKVV angeschlossenen Lernräume erreicht. Wenn das Teilnehmermanagement in der Veranstaltung schon aktiviert ist, kann es jetzt zur Nach-Pflege genutzt werden, ansonsten wird es jetzt angeschaltet. Aber Achtung: Das Aktivieren des Teilnehmermanagements führt dazu, dass zunächst alle Studierenden den Status "undefiniert" bekommen. Die Liste sollte dann direkt weiter bearbeitet werden.
- Zum Semesterende: Bereinigung der Teilnehmerliste für die Meldung von Prüfungsergebnissen
Die Webformulare, die am Ende des Semesters für die Meldung von Prüfungsergebnissen an das Prüfungsamt verwendet werden, beruhen auf den Teilnehmerlisten der Veranstaltung. Um diese besser nutzen zu können ist es sinnvoll, diese vorher per Teilnehmermanagement zu bereinigen.
Umgekehrt wird die Meldung von Prüfungsergebnissen dann kompliziert, wenn das Teilnehmermanagement in einer Veranstaltung zwar aktiviert, aber nicht gepflegt wurde: Zur Leistungsbuchung werden dann nämlich nur diejenigen Studierenden angeboten, die den Status "teilnehmend" haben.
Lesen Sie hier mehr über die Meldung von Ergebnissen per Webformular.