Campus Support
Meine Terminvereinbarungen: Neue Termine anlegen
Termine anlegen
Sie können entweder einfache Termine oder Terminserien anlegen, oder über die Erweiterten Einstellungen zusätzliche Funktionen der Terminvergabe nutzen. Beide Varianten werden auf dieser Seite erklärt. Eine genaue Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Kontexthilfe, die direkt in die Seiten zur Anlage von Terminen im eKVV eingebettet sind.
HIer geht es direkt zur Erstellung von Terminen: Neue Termine anlegen
Einfache Termine anlegen
Die folgenden Informationen müssen von Ihnen eingegeben werden:
- In welchem Zeitraum und zu welcher Uhrzeit sollen die Termine stattfinden?
- Wie lang soll ein einzelner Termin sein?
- Möchten Sie einen Beschreibungstext angeben, der für alle Termine gleich ist (z.B. "Ausgabe von Hausarbeitsthemen" oder "Sprechstunde Anrechnung und Anerkennung")?
- Findet der Termin vor Ort statt, online, oder telefonisch?
- Möchten Sie einen Raum angeben, oder Videokonferenzdaten speichern?
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Eingabefelder finden Sie direkt in der Eingabeseite in den Kontexthilfen.
Beispiele für mögliche Eingaben:
- Sie möchten morgen 4 halbstündige Sprechzeiten zwischen 16 und 18 Uhr anbieten: Dazu geben Sie als erstes Datum den morgigen Tag ein, das letzte Datum lassen Sie frei. Als Rhythmus können Sie 'einmalig' wählen, aber faktisch ist es hier egal, welchen Rhythmus Sie einstellen. Bei Start und Ende der Termine tragen Sie 16 und 18 ein und bei der Dauer 30.
- Sie möchten in der gesamten Vorlesungszeit immer Donnerstags von 9 bis 11 viertelstündige Sprechzeiten anbieten: Hier tragen Sie im ersten Datum den Donnerstag in der ersten Woche der Vorlesungszeit ein und im letzten Datum den Donnerstag der letzten Woche. Als Rhythmus wählen Sie 'wöchentlich' und bei Start und Ende wird 9 und 11 eingetragen. Die Dauer wird mit 15 Minuten gesetzt.
Erweiterte Einstellungen
- Die Buchungszeiten steuern
Sie können steuern, in welchem Zeitraum die Buchung möglich ist. Sie können dabei entweder für eine gesamte Terminserie angeben, von wann bis wann die Buchung freigegeben ist oder Sie geben Sie an, wie viele Tage vor dem Event die Termine buchbar sind. Wenn Sie eine regelmäßig stattfindende Sprechstunde planen wollen, können Sie über die verzögerte Buchbarkeit steuern, dass z.B. nur die Termine für zwei Wochen im Voraus sichtbar sind.
- Buchung auf eine bestimmte Personengruppe beschränken
Wenn Sie die Buchbarkeit von Terminen auf eine bestimmte Personengruppe beschränken wollen, z.B. nur für Mitarbeiter*innen einer bestimmten Einrichtung oder für Studierende eines Studiengangs, können Sie dafür die Funktionen der "BIS-Mailverteiler" nutzen (die entsprechenden Informationsseiten finden Sie hier: Die BIS-Mailverteiler)
- Nur eine Buchung pro Person ermöglichen
Wenn Sie möchten, dass pro Person nur eine Terminbuchung möglich ist, können Sie dafür die generierten Termine zu einer Gruppe zusammenfassen, für die diese Regel dann gilt. Die Gruppe wird den Personen, die die Termine buchen wollen, nicht angezeigt, hat aber den Effekt, dass nur maximal ein Termin aus einer Gruppe pro Person gebucht werden kann.
- Parallel stattfindende Termine anbieten
Sie haben die Möglichkeit, mehrere gleichzeitig stattfindende Termine zu veröffentlichen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie zum Beispiel das Sprechstundenangebot einer Beratungseinrichtung mit mehreren Personen verwalten.
Ein anderes Szenario ist die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion als eine Ticketvergabe oder zur Verteilung von Ressourcen wie Plätzen in einem Raum. Weitere Informationen zur Einteilung von Gruppen, oder zur Buchung von "Tickets" finden Sie in einer eigenen Unterseite, auffindbar über das linke Menü. Die denkbaren Anwendungen sind vielfältig:
- Vergabe von Tickets zu Veranstaltungen
- Reservierung von Ressourcen wie z. B. Arbeitsplätzen in Räumen
- Unterstützung bei der Organisation etwa von Klausureinsichtnahmen, um auf diese Weise zu steuern wie viele Studierende zeitgleich kommen
- Vorab Informationen der Terminbucher*innen einholen
In die Terminbuchungen integrierte Fragebögen bieten Ihnen Sie die Möglichkeit, den Terminbucher*innen vorab Fragen zur Beantwortung vorzulegen. Das Anlegen solcher Fragebögen erfolgt normalerweise über den BIS-Support und nur für entsprechenden Verfahren, bitte sprechen Sie uns hier an.
Vorschau der Termine
Anzeige der Termine
Sobald Termine gespeichert wurden, sind sie im eKVV sichtbar. Es existiert für jede*n Lehrende*n eine eigene Seite im eKVV mit den Terminangeboten, die z. B. von der Lehrendensuche über den Link '''Termin vereinbaren''' erreichbar ist.
Dieser Link erscheint nur bei den Personen, die schon einmal Termine auf diese Weise angeboten haben, dann aber unabhängig davon, ob es aktuell buchbare Termine gibt. Auch im PEVZ wird dieser Link in Ihre persönlichen Seite angezeigt, sobald Sie die Funktion zum ersten Mal genutzt haben. Wenn Sie aktuell keine Termine anbieten und nicht möchten, dass ein derartiger Link bei Ihnen angezeigt wird, können Sie ihn in der Seite "Meine Terminvereinbarungen" über den entsprechenden Link mitten auf der Seite auch wieder deaktivieren.
Wenn Sie im PEVZ auch Angaben zu Ihrer Sprechzeit pflegen, werden diese auch in Ihrer Terminübersicht im eKVV gezeigt, damit ggf. beide Angaben an einer Stelle zu finden sind. Sie sollten Ihre Sprechzeitenangabe ggf. anpassen, damit keine widersprüchlichen Angaben entstehen.
Die Seite mit den von Ihnen angebotenen Terminen ist als Voreinstellung nur nach einem Login zugänglich. Neben Studierenden, können auch Mitarbeiter*innen mit ihrem Zugang diese Seiten aufrufen und Termine vereinbaren. (Sie können auf diese Weise die Funktion auch einmal selbst testen, indem Sie einen Ihrer eigenen Termine buchen). Wenn Sie die Terminbuchung auch für Personen außerhalb der Universität zugänglich machen wollen, können Sie dies nach Veröffentlichung der Terminserie freigeben (s.der entsprechende Absatz weiter unten)
In der Terminanzeige werden nur die Termine veröffentlicht, die noch buchbar sind, also nicht bereits belegt sind. Termine in der Vergangenheit werden nicht angezeigt.
Wenn Sie die Terminvereinbarungsfunktion in Zukunft nicht mehr nutzen wollen, so können Sie die Anzeige der entsprechenden Links im eKVV und im PEVZ abstellen, in dem Sie in die Seite Meine Terminvereinbarungen gehen. Falls Sie keine noch stattfindenden Terminangebote haben, so wird Ihnen ein entsprechender Schalter angezeigt.