Campus Support
Als Sekretariat ins eKVV
Was umfasst das "Sekretariatsrecht" (und was nicht)?
Als Sekretariat können Sie "Ihre" Lehrenden bei der Arbeit mit dem eKVV insofern unterstützen, als Sie mit einem eigenen Zugang (Uni.ID/Benutzername und Web-Passwort) auf die im eKVV eingetragenen Lehrveranstaltungen zugreifen können, um z.B. Teilnahmelisten einzusehen, Kommentare zur Veranstaltung einzugeben, ausfallende Einzeltermine zu streichen, die Terminvereinbarung der Lehrenden zu verwalten und am Ende des Semester Leistungen für die Prüfungsverwaltung zu melden.
Sie greifen dazu auf die Seite "Meine Veranstaltungen" im eKVV zu, auf der Ihnen alle im eKVV eingetragenen Lehrveranstaltungen "Ihrer" Lehrenden semesterweise angezeigt werden. Lehrende nutzen dieselbe Seite, auf der ihnen lediglich die eigenen Veranstaltungen angezeigt werden. Einen Überblick zu den Funktionen in dieser Seite finden Sie in dieser Hilfeseite.
Mit dem hier beschriebenen "Sekretariatsrecht" können keine Veranstaltungen neu angelegt werden, keine Räume gebucht, Zeiten verändert oder Lehrende bei einer Veranstaltung hinzugefügt oder entfernt werden. Dieses Recht zur "eKVV-Eingabe" wird nur auf Antrag der Fakultätsleitung vergeben und liegt in der Regel in der Hand von einzelnen MitarbeiterInnen in der Fakultät, so dass die Eingaben koordiniert und im Rahmen der Lehrplanung stattfinden können.
Übrigens: mit Ihrem Sekretariatsrecht können Sie auch einen Teil der Einträge "Ihrer" Lehrenden im PEVZ bearbeiten. Sie finden in der Seite "Meine Personendaten" am rechten Rand eine Liste der Personen, für die Sie als Sekretariat eingetragen sind. Sie können auf einen der Namen klicken und gelangen dann in eine Seite mit allen Angaben zu der gewählten Person. Dort finden Sie in jeder Kontaktkarte einen Schalter zum bearbeiten der Einträge.
Wie wird das Sekretariatsrecht zugeteilt?
Das Sekretariatsrecht im eKVV wird nicht beantragt, sondern implizit durch eine Verknüpfung im PEVZ hergestellt. Wer im Personeneintrag einer als "lehrend" markierten Person im Personen- und Einrichtungsverzeichnis als "Sekretariat" eingetragen ist, wird ihm oder ihr damit im System fest zugeordnet und erhält automatisch die Zugriffsrechte.
Fehlersuche
Wenn der Zugriff auf die Lehrveranstaltungen fehlschlägt, kann das verschiedene Gründe haben. Die folgenden Absätze sind als Checkliste zu verstehen, um den Fehler zu suchen und zu finden:
- Zugang
Zur Anmeldung am BIS nutzen Sie als Anmeldenamen entweder Ihre Uni.ID oder den BITS-Benutzernamen, sowie das Web-Passwort. Eine Übersicht über die verschiedenen Accounts und IT-Konten erhalten Sie auf dieser Seite: "Account. Was benutze ich wo?"
Bei Schwierigkeiten mit Ihrem Zugang wenden Sie sich am besten an die EDV-BEtreuung Ihrer Fakultät: Liste der EDV-Betreuungen
- Um welche Lehrenden geht es?
Sie haben sich erfolgreich angemeldet, aber auf dieser Seite werden Ihnen keine Veranstaltungen angezeigt, oder zumindest nicht alle? Suchen Sie im PEVZ z.B. über die Schnellsuche nach dem oder den fehlenden Lehrenden und überprüfen Sie, ob diese bereits eingetragen wurden.
Sind Korrekturen am Eintrag nötig, können diese von Kolleg*innen mit Eingaberechten im PEVZ vorgenommen werden. Die Kontaktdaten der jeweils zuständigen Person werden angezeigt, wenn im Seitenmenü des Eintrags der Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" geklickt wird.
- Ist die gesuchte Person als "lehrend" markiert?
Damit eine Person im BIS als "lehrend" geführt wird und z.B. Veranstaltungen im eKVV zugeordnet werden kann, muss sie im PEVZ als "lehrend" markiert werden. Das diese Markierung im PEVZ gesetzt wurde erkennt man daran, dass im öffentlich sichtbaren Personeneintrag im PEVZ im Seitenmenü ein Kasten "Forschung und Lehre" angezeigt wird, mit den Links "Lehrveranstaltungen" und "Wochenplan". Fehlt diese Verlinkung, dann liegt das an der fehlenden Markierung als "lehrend".
Sind Korrekturen am Eintrag nötig, können diese von Kolleg*innen mit Eingaberechten im PEVZ vorgenommen werden. Die Kontaktdaten der jeweils zuständigen Person werden angezeigt, wenn im Seitenmenü des Eintrags der Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" geklickt wird.
- Bin ich als Sekretariat eingetragen?
Wenn Sie sicher sind, dass der oder die Lehrende im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen ist, sollten Sie prüfen, ob die Verknüpfung mit Ihrem eigenen Eintrag korrekt hergestellt ist. Rufen Sie dazu den betreffenden Lehrendeneintrag im PEVZ auf und klicken Sie den Link "Sekretariat". Fehlt dieser Link im Personeneintrag oder verweist er auf eine andere Person (statt auf Ihren Eintrag), sollten Sie das ändern lassen.
Sind Korrekturen am Eintrag nötig, können diese von Kolleg*innen mit Eingaberechten im PEVZ vorgenommen werden. Die Kontaktdaten der jeweils zuständigen Person werden angezeigt, wenn im Seitenmenü des Eintrags der Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" geklickt wird.
- Wer kann mich als Sekretariat eintragen?
Das PEVZ wird in den Fakultäten und Einrichtungen gepflegt. Wer für einen Eintrag zuständig ist, wird Ihnen angezeigt, wenn Sie im rechten Menü neben dem Eintrag den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" klicken.
- Gibt es Veranstaltungen für "meine" Lehrenden?
Die Verknüpfung zwischen Ihrem Eintrag und dem "Ihrer" Lehrenden ist korrekt und es fehlen trotzdem noch Veranstaltungen in Ihrer Anzeige? Dann sollten Sie überprüfen, ob die gesuchte Veranstaltung korrekt im eKVV eingetragen sind:
Bei jeder Person, die im PEVZ als "lehrend" eingetragen ist, finden Sie im rechten Menü einen Link zu seinen oder ihren Veranstaltung im eKVV. Alle Veranstaltungen, die Sie über diesen Link im eKVV erreichen, sollten Ihnen auch unter "Meine Veranstaltungen" angezeigt werden. Fehlen hier Veranstaltungen? Bitte sprechen Sie die Kolleg*innen an, die für diesen Bereich das eKVV pflegen. Die Kontaktdaten werden Ihnen angezeigt, wenn Sie unter dem Link "Fakultäten" im eKVV den Link "Ansprechpersonen für Korrekturen und Raumbuchungen" klicken.