Teilnahmemanagement für Lehrende
Das Teilnahmemanagement für einzelne Veranstaltungen im eKVV ermöglicht es Lehrenden, die Teilnahmelisten ihrer Lehrveranstaltungen zu bearbeiten. Dabei werden einzelnen Personen auf der Liste die Status "teilnehmend", "nicht teilnehmend", oder "Warteliste" zugewiesen. Es ist nicht möglich, Personen von der Teilnahmeliste ganz zu entfernen.
Auf dieser Seite werden die Funktionen des Teilnahmemanagements sowie verschiedene Nutzungsszenarien erläutert. FAQs zum Thema finden Sie auf dieser Seite: FAQs zum Teilnahmemanagement
Den Startfehler vermeiden
Wenn das Teilnahmemanagement aktiviert wird, werden alle Studierenden zunächst auf den Status "undefiniert" gesetzt. Dieser Status bedeutet faktisch, dass kein*e Student*in als "Teilnehmer*in" markiert ist und führt unter Anderem dazu, dass keine Teilehmer*innen an Lernplattformen oder Evalusationssoftware übertragen werden.
Direkt nach der Aktivierung muss das Teilnahmemanagement daher bearbeitet und den Studierenden einer der unten erläuterten Status zugewiesen werden. Falls das nicht möglich ist, sollte das Teilnahmemanagement besser nicht, oder erst zu einem späteren Zeitpunkt, aktiviert werden!
Nutzungsszenarien
Das Teilnahmemangement ist zunächst im eKVV nicht aktiviert. Es kann aber im Semesterverlauf zu unterschiedlichen Zeiten aktiviert werden. Zu beachten ist dabei, dass ein einmal aktiviertes Teilnahmemanagement auch gepflegt werden muss um eventuelle Zu- oder Abgänge in der Veranstaltung zu dokumentieren (s. "Den Startfehler vermeiden")
- Vor Veranstaltungsbeginn: Dokumentation von Vergabeverfahren
Einige Fakultäten führen vor Veranstaltungsbeginn Platzverteilverfahren durch und weisen den Studierenden Plätze in Veranstaltungen zu. Dazu werden in der Fakultät sog. "Belegmanager" eingesetzt, die besondere Rechte erhalten, um schon vor Veranstaltungsbeginn auf das Teilnahmemanagement aller Veranstaltungen einer Fakultät zuzugreifen. Das Teilnahmemanagement ist hierbei das Werkzeug, mit dem die Ergebnisse der Verfahren im eKVV dokumentiert werden und leistet gleichzeitig die Rückmeldung über die Platzzuteilungen an die Studierenden.
Bitte beachten Sie die Maßgaben der Rahmenprüfungsordnung, wenn Sie Platzverteilungen durchführen möchten, oder sprechen Sie das BIS an, um sich entsprechend beraten zu lassen.
Mehr über die zentral unterstützte Platzvergabe können Sie hier nachlesen: LSO-Portal (mit Login in den Mitarbeiter*innenbereich)
- Veranstaltungsbeginn
Lehrende und Sekretariate können erst ab dem ersten Veranstaltungstermin auf das Teilnahmemanagement zugreifen, vorher ist es nur für die o.g. Belegmanager nutzbar. Lehrende werden daher zu Beginn des Semesters entweder ein deaktiviertes Teilnahmemanagement vorfinden, oder aber eines, das schon zur Dokumentation der Platzvergabeverfahren verwendet wurde. In beiden Fällen dient die Teilnahmeliste dazu, sich eine Übersicht über die erwarteten Teilnehmer*innen zu verschaffen.
- Im Semester
Üblicherweise gibt es zu Beginn eines Semesters einige Wechselbewegungen in den Veranstaltungen, wenn Studierenden nach den ersten Sitzungen entscheiden, anders als ursprünglich geplant zu studieren. Dann kommt es dazu, dass die tatsächlich in einer Veranstaltung anwesenden Personen nicht mehr mit denen auf der Teilnahmeliste übereinstimmen.
Jetzt kann das Teilnahmemanagement genutzt werden, um die Teilnahmeliste den tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen. Neben einer aktualisierten Teilnahmeliste werden so auch passgenauere Mailverteiler und Regelung des Zugriffs auf die dem eKVV angeschlossenen Lernräume und die Evaluationssoftware erreicht. Wenn das Teilnahmemanagement in der Veranstaltung schon aktiviert ist, kann es jetzt zur Nach-Pflege genutzt werden, ansonsten wird es jetzt angeschaltet. Aber Achtung: Das Aktivieren des Teilnahmemanagements führt dazu, dass zunächst alle Studierenden den Status "undefiniert" bekommen. Die Liste sollte dann direkt weiter bearbeitet werden.
- Zum Semesterende: Bereinigung der Teilnahmeliste für die Meldung von Prüfungsergebnissen
Die Webformulare, die am Ende des Semesters für die Meldung von Prüfungsergebnissen an das Prüfungsamt verwendet werden, beruhen auf den Teilnahmelisten der Veranstaltung. Um diese besser nutzen zu können ist es sinnvoll, diese vorher per Teilnahmemanagement zu bereinigen.
Umgekehrt wird die Meldung von Prüfungsergebnissen dann kompliziert, wenn das Teilnahmemanagement in einer Veranstaltung zwar aktiviert, aber nicht gepflegt wurde: Zur Leistungsbuchung werden dann nämlich nur diejenigen Studierenden angeboten, die den Status "teilnehmend" haben.
Teilnahmemanagement für Lehrveranstaltungen
Das Teilnahmemanagement wird über den gleichnamigen Link in der Detailsicht einer Veranstaltung aufgerufen. Beim Anlegen einer Veranstaltung ist es immer deaktiviert.
Teilnahmestatus
- "teilnehmend"
- "nicht teilnehmend"
- "undefiniert"
Der oder die Studierende hat noch nicht an der Vergabe teilgenommen, weil sie entweder noch nicht stattgefunden hat oder der oder die Studierende die Veranstaltung erst nach der Vergabe in den Stundenplan aufgenommen hat. Studierende mit dem Status "undefiniert" werden in der Teilnahmeliste als "nicht teilnehmend" angezeigt, sind nicht im Mailverteiler und können den Lernraum nicht betreten.
- "Warteliste"
Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung bekommen, steht aber auf der Warteliste. Ein Nachrücken erfolgt nicht automatisch sondern muss manuell nachgepflegt werden. Sie können den Status "Warteliste" nur dann speichern, wenn Sie auch einen entsprechenden Platz auf der Liste angeben.
Studierende die auf der Warteliste stehen erwarten, dass sie auch die Möglichkeit haben, nachzurücken. Dieses Nachrücken erfolgt aber nicht automatisch, sondern der oder die Lehrende muss Studierende von der Warteliste auf die Teilnahmeliste manuell verschieben. Es bietet sich an, diese Funktion spätestens nach den ersten Veranstaltungsterminen zu nutzen, wenn klar ist, welche Studierende die Veranstaltung besuchen werden und welche nicht.
Markierungen setzen
Neben der Auswahl einzelner Studierender haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Buttons am Ende der Liste "Alle als teilnehmend zu markieren", "Alle als nicht-teilnehmend zu markieren" oder alle "Undefinierte Status als nicht-teilnehmend zu markieren". Die Benutzung des letzen Buttons empfiehlt sich, um Studierende die sich verspätet und nach Abschluss der Vergabe eingetragen haben, mit einem Klick als "nicht-teilnehmend" zu setzen.
Erst wenn Sie diese Zuweisung durch den "Speichern"-Button am Ende der Seite speichern, wird die Änderung wirksam. Die Teilnahmeliste wird dann in verschiedene Blöcke nach Teilnahmestatus sortiert.
Studierende zur Veranstaltung hinzufügen
Teilnahmelisten entstehen normalerweise dadurch, dass Studierende sich die Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen. Das Teilnahmemanagement ermöglicht es, Studierende der Teilnahmeliste hinzuzufügen, auch wenn sie die Veranstaltung nicht selbst in den Stundenplan aufgenommen haben.
Dazu gibt es zwei Optionen:
"Hinzufügen einzelner Studierender"
Oberhalb des Teilnahmeliste im Teilnahmemanagement finden Sie einen Link "hinzufügen". Darüber können Sie einzelne oder auch eine ganze Liste von Studierenden hinzufügen, indem Sie die Matrikelnummer(n) oder Anmeldenamen von Gastznutzer*innen in das entsprechende Feld kopieren.
Wenn Sie nur den Namen kennen, aber nicht die Matrikelnummer, können Sie Ihr Prüfungsamt deshalb ansprechen.
Bitte denken Sie daran, die importierten Matrikelnummern im Teilnahmemanagement zu speichern, damit das Setzen des Teilnahmestatus wirksam wird!
"Importieren von Teilnahmelisten"
Sie finden am selben Ort einen Link zum importieren ganzer Teilnahmelisten. Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie eine komplette Teilnahmeliste aus einer anderen Veranstaltung übertragen wollen, weil Sie z.B. eine zusätzliche Veranstaltung organisiert haben.
ACHTUNG , bei dieser Funktion gibt es eine Besonderheit: Das Importieren einer Liste überschreibt eine eventuell schon bestehende Zuteilung im Teilnahmemanagement und markiert Studierende, die schon auf der Liste standen, als "undefiniert".
Teilnahmebestätigung per Passwort
Ergänzend oder alternativ zum expliziten Setzen der Teilnahmestatus können Sie im Teilnahmemanagement auch ein Passwort einstellen, das die Studierenden eingeben müssen um ihre Teilnahme zu bestätigen. Damit registrieren sich Studierende selbst in einer Veranstaltung und setzen sich bei aktiviertem Teilnahmemananagement selbst auf "teilnehmend".
Die Einrichtung des Passwortes ist Teil des Teilnahmemanagements und wird über einen Link oben in der Seite des Teilnahmemanagements erreicht.
Wenn ein Zusatzpasswort eingerichtet wird, muss dieses den Studierenden mitgeteilt werden (z.B. im Rahmen der Lehrveranstaltung). Auf den Lernraum zugreifen können dann nur solche Teilnehmer*innen, die sich in der Teilnahmeliste über das Passwort selbstständig auf "teilnehmend" gesetzt haben. Zusätzlich können Sie aber auch manuell Studierende auf "teilnehmend" setzen. Wenn Sie die Selbstregistrierung per Passwort abstellen wollen, so entfernen Sie einfach das Passwort im Teilnahmemanagement. Die Studierenden, die sich bis dahin registriert haben, verlieren dadurch ihren Zugangsstatus nicht.