Campus-Support

Sicherheit im Meeting

Hier beschreiben wir die wichtigsten Werkzeuge und weitere Tipps, mit denen Sie in Ihren Meetings die Kontrolle behalten und schnell reagieren können, wenn Störenfriede auftauchen oder Teilnehmer*innen sich unangemessen verhalten.

Wir bitten Sie, sich dich Hinweise aufmerksam durchzulesen und sich mit den Sicherheitseinstellungen vor dem Durchführen eines Meetings vertraut zu machen.

Allgemeine Hinweise

Co-Hosts

Es ist nicht leicht, gleichzeitig ein Meeting zu organisieren, inhaltlich zu moderieren und dann noch für die Sicherheit zuständig zu sein. Es empfiehlt sich daher, eine oder mehrere Personen im Meeting zu "Co-Hosts" zu befördern, damit sie sich um Moderation und/oder den geordneten Ablauf im Meeting kümmern können. Diese Personen könnten andere Veranstalter*innen aus Ihrem Team sein, weitere Lehrende, Tutor*innen oder Teilnehmer*innen, denen Sie vertrauen.

Öffnen Sie dazu einfach die Liste der Teilnehmer*innen mit "Teilnehmer verwalten", wählen Sie bei der gewünschten Person "Mehr" und dort "Co-Host erstellen". Die betroffene Person kann nun wie Sie auf Host-Werkzeuge zugreifen.

Meeting-Links und Kenncodes

Jedes Meeting muss einen Kenncode (ehemals Passwort) haben, damit das Meeting nicht durch Personen gestört werden kann, die durch maschinelles Abfragen die Meeting-ID "erraten" haben.

Für jedes Meeting existiert ein Meeting-Link (URL), den Sie Teilnehmer*innen zuschicken können, damit diese damit zum Meeting gelangen. Standardmäßig ist in dem Link auch bereits der Kenncode für das Meeting in kodierter Form enthalten. Beispiel:

https://uni-bielefeld.zoom.us/j/94395455?pwd=KzJENnhjd0tPO

Wenn so ein Link verwendet wird, muss kein zusätzlicher Kenncode eingegeben werden. Bei der ersten Verwendung von Zoom, kann es vorkommen, dass der Link nach der Installation der App noch einmal neu angeklickt werden muss, damit es direkt klappt.

Wenn einem Meeting per Meeting-ID oder über einen Link ohne "?pwd=xxxx" beigetreten wird, muss ein Kenncode angegeben werden. Der Kenncode ist in der Planungsansicht des Meetings und während des Meetings über das kleine (i) in der oben linkeren Ecke einsehbar. Wenn der Standard-Einladungstext verwendet wird, ist der Kenncode auch bereits enthalten.

Generell sollten Sie Links zu Ihren Meetings soweit möglich geheim halten bzw. nur den Personen zusenden, die am Meeting teilnehmen sollen. Bedenken Sie insbesondere bei Lehrveranstaltungen, dass Mails über den Veranstaltungs-Mailverteiler im eKVV öffentlich einsehbar sind, wenn Sie bei der Mailfreigabe die Option "mit Archivierung" wählen.

Teilnehmer*innen-Menü

Über die Teilnehmer*innen-Liste können Sie bei allen Teilnehmer*innen auf den Button "Mehr" klicken, um zu einem Menü mit weiteren Optionen zu gelangen. Hier können Sie z.B. das Videobild beenden (oder den Start beantragen) oder die Stummschaltung aktivieren/aufheben. Sie können die jeweiligen Teilnehmer*innen auch über "Entfernen" aus dem Meeting werfen oder mit "In den Warteraum stellen" in den Warteraum schieben. Entfernte Teilnehmer*innen können i.d.R. dem Meeting nicht wieder beitreten (es sei denn, dies wurde in den Meeting-Einstellungen aktiviert).

Über die etwas krumme Übersetzung "Meldung läuft..." können Sie außerdem Missbrauch melden. Diese Möglichkeit sollten Sie insbesondere bei schwerwiegenden Störungen oder sogar anstößigen oder belästigenden "Zoom-Bombern" nutzen - die entsprechenden Personen bzw. Verbindungen werden dann direkt an Zoom gemeldet.

Der "Sicherheit"-Button

Für die wichtigsten Sicherheitsfunktionen und in Paniksituationen sollte der Button "Sicherheit" Ihre erste Adresse sein. Hosts und Co-Hosts haben über die Tool-Leiste auf diesen Button Zugriff und können darüber direkt den Zugang zum Meeting steuern, diverse Berechtigungen verwalten und Teilnehmer*innen entfernen. Im Folgenden werden die Funktionen im Einzelnen beschrieben.

 

Aktivitäten der Teilnehmer aussetzen

Mit diesem rot eingefärbten "Panikbutton" werden nach kurzer Bestätigung alle Video- und Audioelemente abgeschaltet, die Bildschirmfreigabe wird beendet und das Meeting wird gesperrt. Diese Funktion wird an dieser Stelle zuerst erwähnt, da Sie gerade bei großen Meetings im Notfall am schnellsten "für Ruhe sorgt" um weitere Schritte einleiten zu können.

Meeting sperren

Empfehlung: bei überschaubarer Personenanzahl nutzen

Wenn Sie ein Meeting "sperren" kann niemand mehr beitreten - auch nicht einem etwaigen Warteraum. Alle Versuche, dem Meeting beizutreten werden mit der Information abgebrochen, dass das Meeting gesperrt ist. Die Funktion lässt sich in etwa mit einem "Abschließen von Innen" vergleichen.

Das Sperren ist sehr nützlich und sollte verwendet werden, wenn Sie sich sicher sind, dass alle erforderlichen Teilnehmer*innen bereits dem Meeting beigetreten sind. Dies sollte insbesondere bei kleineren Gruppen recht leicht überschaubar sein. Wenn allerdings ein/e Teilnehmer*in das Meeting verlässt (z.B. aufgrund von Verbindungsproblemen), müssen Sie das Meeting kurzzeitig entsperren, damit die Person wieder beitreten kann.

Warteraumfreigabe

Empfehlung: Möglichst immer aktiviert lassen

Mit aktivierter Wartefraumfreigabe haben Sie darüber Kontrolle, wer Ihrem Meeting beitreten darf. Sie müssen Personen im Warteraum dann den Eintritt "Erlauben" - das geschieht über die Teilnehmerliste. Bei größeren Veranstaltungen kennen Sie natürlich nicht jede Person beim Namen und können auch nicht erst die Anmeldeliste durchsuchen, aber Sie sind so bereits gegen die Meetingübernahme durch z.B. große Gruppen geschützt.

Profilbilder ausblenden

Empfehlung: Bei Bedarf oder bei vielen externen Teilnehmer*innen aktivieren

Mit dieser Option können Sie die Anzeige der Profilbilder von Teilnehmer*innen deaktivieren, die kein Kamerabild aktiviert haben. Das ist nützlich, wenn anonyme Personen die Profilbild-Funktion missbrauchen um z.B. anstößige Bildinhalte über ihre Kachel anzuzeigen.

Bildschirm freigeben

Empfehlung: Nur temporär wenn notwendig

Mit dieser Option können Sie Teilnehmer*innen erlauben, den eigenen Bildschirm (oder eine Anwendung/Whiteboard) freizugeben. Wenn diese Option aktiviert ist und ein/e Teilnehmer*in eine Bildschirmfreigabe startet (und aktuell keine andere Freigabe läuft), sehen alle Meetingteilnehmer*innen den geteilten Inhalt sofort und ohne zusätzliche Freigabe!

Da diese Funktion leicht missbraucht werden kann (z.B. von anonymen Personen, die über die Freigabe anstößige Inhalte teilen), sollten Sie sie standardmäßig deaktiviert lassen und nur aktivieren, wenn es absolut notwendig ist - und danach sofort wieder deaktivieren! Gerade bei größeren und unüberschaubaren Personengruppen sollte diese Funktion deaktiviert bleiben.

Chat

Empfehlung: Erst bei Spamming deaktivieren

Der Chat ist eine nützliche Funktion, um auch ohne Audio mit dem Meeting interagieren zu können. Dies ist inbesondere praktisch, wenn es technische Probleme mit Kamera/Mikrofon gibt und mit dem Chat ein Kommunikationskanal zur Verfügung steht.

Gerade bei großen Gruppen steigt aber auch das Risiko, dass jemand etwas zu gesprächig wird und den Chat entweder absichtlich mit Beiträgen vollspammt oder zumindest die anderen Teilnehmer*innen ständig ablenkt. In diesen Fällen kann es notwendig sein, den Chat über diese Funktion für alle Teilnehmer*innen zu deaktivieren.

Sich umbenennen

Empfehlung: Aktiviert

Den Teilnehmer*innen die Möglichkeit zu geben, sich umzubennen oder die Anzeige des Namens anzupassen, ist für Privatsphäre und Datenschutz sehr nützlich. Die Nutzung dieser Funktion sollte allerdings auch mit einer kurzen Diskussion zu Verhaltensregeln einhergehen, damit die Umbenennung nicht missbraucht wird.

Sich selbst die Stummschaltung aufheben

Empfehlung: Aktiviert, nur bei Bedarf deaktivieren

Solange diese Funktion aktiviert ist, können Teilnehmer*innen eine von Hosts oder Co-Hosts "verhängte" Stummschaltung wieder deaktivieren. Bei kleineren Meetings ist das grundsätzlich unproblematisch und vereinfacht die Kommunikation. Bei größeren Meetings oder wenn die Stummschaltung aufgrund von absichtlicher Störung geschehen ist, kann diese Funktion verwendet werden um bzgl. einzelner Teilnehmer*innen für Ruhe zu sorgen.

Video starten

Empfehlung: Aktiviert, nur bei Bedarf deaktivieren

Diese Funktion kann genau wie "Sich selbst die Stummschaltung aufheben" verwendet werden. Grundsätzlich ist es praktisch, wenn Teilnehmer*innen ihr Kamerabild selbst starten können. Sollten mit der Kamerafreigabe allerdings Störungen verursacht werden, kann diese Option deaktiviert werden und das Video der entsprechenden Teilnehmer*innen beendet werden.

Umgang mit Belästigungen und/oder Bedrohungen

Empfehlung: Vorfälle melden

Neben den oben beschriebenen technischen Möglichkeiten empfehlen wir, auf (sexuelle) Belästigungen und/oder Bedrohungen kurz und deutlich zu reagieren, soweit dies möglich ist und zu der Situation passt. Lassen Sie sich aber auf keine Diskussionen ein, sondern nutzen Sie die oben beschrieben technischen Möglichkeiten.

(Sexuelle) Belästigung oder Bedrohungen melden Sie per Email an bedrohungsmanagement@uni-bielefeld.de. Bei der Nachverfolgung dieser Vorfälle helfen Angaben zum genauen Vorgang, zu den Beteiligten, so wie auch Screenshots, soweit dies möglich ist.  

Unterstützung für den emotionalen Umgang mit Belastungen und/oder Bedrohungen erhalten

• Studierende bei der psychologischen Beratung der ZSB
• Mitarbeitende und Lehrende bei Heidrun Kuhnt (Beratungsstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte)
• Frauen beim Frauennotruf (bei sexuellen Belästigungen, Stalking etc.)