Campus-Support

Meeting planen über das Web

1) Melden Sie sich im Zoom-Portal der Universität Bielefeld an (Anleitung). Sie sollten automatisch in den persönlichen "Meeting"-Bereich gelangen. Wenn nicht, wählen Sie [Meetings] in der Navigation.

2) Wählen Sie [Planen Neue Sitzung].

3) Titel und Beschreibung

Geben Sie einen Titel ("Thema") und eine optionale Beschreibung für Ihr Meeting ein.

4) Datum und Uhrzeit

Wählen Sie ein Datum, eine Uhrzeit, die Zeitzone und die voraussichtliche Dauer des Meetings aus. Diese Angaben dienen lediglich zur Orientierung für Sie und Ihre Teilnehmer*innen (z.B. um darüber zu informieren, dass das Meeting erst in einer Stunde beginnt). Sie können das Meeting trotzdem jederzeit starten und beliebig lange durchführen.

Mit "Wiederkehrendes Meeting" können Sie direkt eine Meetingreihe anlegen. Wir empfehlen, sich zunächst ausführlich mit den Meeting-Einstellungen vertraut zu machen, bevor die automatische Terminplanung genutzt wird.

Hinweis: In Ihrem [Profil] unter "Datum und Uhrzeit" können Sie wenn gewünscht die 24-Stunden-Zeitanzeige statt AM/PM aktiveren.

5) Registrierung

Lassen Sie "Registrierung" zunächst deaktiviert. Mit dieser Option können Sie von Teilnehmer*innen eine vorherige Anmeldung zu Ihrem Meeting verlangen. Für Lehrveranstaltungen und die meisten anderen Fälle ist dies nicht erforderlich und kann eher hinderlich sein.

6) Meeting-ID

Wählen Sie als "Meeting-ID" unbedingt "Automatisch erzeugen" und nicht die "Personal-Meeting-ID". Die persönliche Meeting-ID führt zu Ihrem permanenten persönlichen Meeting-Raum und sollte nur in speziellen Fällen genutzt werden.

7) Sicherheit

Kenncode: Hier können Sie den generierten einfach stehen lassen. Ihr Meeting muss zwingend einen Kenncode besitzen, damit das Meeting nicht durch Personen gestört werden kann, die durch maschinelle Abfragen die Meeting-ID erraten haben. Der Kenncode wird in verschlüsselter Form im Meeting-Link und auch im Einladungstext enthalten sein, daher sollten Teilnehmer*innen den Kenncode nur in seltenen Fällen benötigen. Sie können den Kenncode auch später im Meeting selbst einsehen.

Warteraum: Die Nutzung dieser Option wird deutlich empfohlen, um das Meeting vor Störenfrieden zu schützen, da Teilnehmer*innen so einzeln in das Meeting hereingelassen werden müssen. Das Meeting ist somit vor einem "Ansturm" von unerwünschten Personen geschützt. Der Warteraum kann auch im Meeting (de)aktiviert werden.

Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen: Hiermit können Sie verlangen, dass die Teilnehmer*innen mit einem Zoom-Konto eingeloggt sein müssen (nach Auswahl der Option kann dies auch auf Konten der Universität Bielefeld beschränkt werden). Diese Option sollten Sie aktivieren, um den Beitritt für anonyme Störenfriede zu erschweren.

8) Verschlüsselung

Hier können Sie zwischen "Erweiterter Verschlüsselung" (AES 256-Bit GCM) und "Durchgehender Verschlüsselung" (E2E-Encryption) wählen. Bei durchgehender Verschlüsselung stehen u.a. Funktionen wie Cloud-Aufzeichnung, Umfragen, Breakout-Sessions nicht zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Hilfeseite zur Verschlüsselung bei Zoom.

9) Video

Diese Optionen stellen ein, ob die Kamera bei Betreten des Meetings automatisch angeschaltet wird. Hier können Sie für "Moderator" die Standardeinstellung "aus" beibehalten. Für Teilnehmer*innen ist der automatische Videostart zwingend deaktiviert. Im Meeting kann die Kamera dann durch die Personen selbst natürlich aktiviert und deaktiviert werden.

10) Audio

Hier können Sie einschränken, ob Teilnehmer*innen per Telefon oder mit Geräte-Audio (z.B. Mikrofon) teilnehmen können. Sie können hier die Option "Beides" aktiviert lassen, so können Teilnehmer*innen selbst wählen.

Bei "Einwählen von..." können Sie auswählen, welche Einwahlnummern in der Einladung priorisiert dargestellt werden. In der Regel ist hier keine Anpassung notwendig.

11) Meeting-Optionen

Mit Beitritt vor Moderator aktivieren anytime (nicht empfohlen) können Teilnehmer*innen schon ohne Ihre Anwesenheit das Meeting starten und die Kontrolle über das Meeting übernehmen. Diese Funktion sollte nur in besonderen Fällen genutzt werden und sonst deaktiviert sein.

Teilnehmer bei Beitritt stummschalten ist in der Regel nicht erforderlich, da Teilnehmer*innen nach Beitritt zunächst eine Audio-Art auswählen müssen, bevor sie zu hören sind (siehe oben). Wenn Sie das Audio für Teilnehmer*innen auf Geräte- bzw. Computeraudio eingeschränkt haben, kann es nützlich sein, diese Option zu aktivieren.

Mit Vorauswahl des Breakout-Raums können Sie bereits bei Planung des Meetings Untergruppenräume erstellen, in die Sie dann die Teilnehmer*innen während des Meetings für Gruppenarbeitsphasen o.ä. einteilen können. Diese Einstellungen können auch während des Meetings vorgenommen werden, lohnen sich aber z.B. bei vielen Teilnehmer*innen, die bereits vorher bekannt sind.

Statt Meeting automatisch aufzeichnen sollten Sie eine gewünschte Aufzeichnung besser im Meeting starten, damit Sie vorher noch einmal alle anwesenden Teilnehmer*innen über die Aufzeichnung informieren können.

Mit Bei diesem Meeting zusätzliche Rechenzentrumsbereiche zulassen und Approve or block entry to users from specific regions/countries können Sie geographische Einschränkungen für den Meeting-Beitritt festlegen. Die Optionen werden Sie in der Regel nicht nutzen müssen.

12) Alternative Moderatoren

Hier können sie E-Mail-Adressen von Personen eingeben, die das Meeting ebenfalls starten und die Host-Rechte erhalten dürfen (falls Sie sich zum Beispiel nicht sicher sind, ob Sie es rechtzeitig schaffen). Diese Option bietet sich bei kleinen Besprechungen für Kolleg*innen oder bei Lehrveranstaltungen für weitere Lehrende der Veranstaltung an.

13) Speichern

Wählen Sie nun [Speichern] und Ihr Meeting wird erstellt! Ihnen werden nun die Daten des Meetings inklusive der erzeugten Meeting-ID und der Einlade-Optionen angezeigt. Sie können nun auch Umfragen erstellen oder das Live-Streaming konfigurieren.

Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich gerne an til-team@uni-bielefeld.de.