Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Übersetzungen mit DeepL Pro

(Version 1.1 vom 10.07.2020)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Rektor Herr Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
E-Mail: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2. Fachlicher Ansprechpartner
Herr Dipl.-Inform. Henning Brune
E-Mail: henning.brune@uni-bielefeld.de
Telefon +49 521 106-3186
Fax +49 521 106-2969

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
Tel.: 0521 106-5225
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Im Rahmen der Übersetzung von Texten werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Für die Zwecke Authentifizierung und Autorisierung wird der Identity Provider (IdP) des BIS verwendet.
Folgende Daten werden verarbeitet:

• BiS Benutzername und Passwort
• Name
• dienstliche Kontaktdaten

Weitere Informationen zum BIS System finden Sie hier:
https://www.uni-bielefeld.de/themen/bis/

Zudem werden die in den Texten ggf. enthaltenen personenbezogenen Daten vom Dienstanbieter zwecks Anfertigung von Übersetzungen verarbeitet.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die unter 2 genannten Zwecke ist: Art. 6 Abs. 1 lit. e. EU-DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 18 DSG NRW i.V.m. § 3 Abs. DSG NRW

4. Datenübermittlungen

Das BITS leitet keine personenbezogenen Daten an den Dienstanbieter im Zuge der intern erfolgenden Authentifizierung und Autorisierung durch.
Die Verarbeitung von Inhaltsdaten durch den Dienstanbieter DeepL GmbH erfolgt auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

5. Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Die Nutzdaten (der zu übersetzende Text) werden auf den Übertragungswegen durch kryptografische Verfahren nach dem Stand der Technik verschlüsselt. Auf den Servern der DeepL GmbH werden die Daten nur im flüchtigen Speicher (RAM), oder verschlüsselt auf Festplatte, für die Dauer der Verarbeitung gespeichert. Sobald die von DeepL übersetzten Texte wiederum verschlüsselt zu Ihnen übertragen wurden, werden die Daten auf den Servern der DeepL GmbH unwiderruflich gelöscht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf