Allgemeine Nutzungshinweise für den Übersetzungsdienst DeepL an der Universität Bielefeld

1. Nutzung von DeepL

Übersetzungen fremdsprachiger Texte sind ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Mitarbeiter*innen.
Neben der etablierten Möglichkeit, Übersetzungen von vertragsgebundenen Übersetzungsbüros (Fachübersetzern) leisten zu lassen, haben sich in den letzten Jahren viele Anbieter auf dem Markt etabliert, die Maschinen gestützte Übersetzungen im Internet anbieten.
Durch die technologischen Fortschritte und die kostenlose Verfügbarkeit dieser Technologien ergeben sich leider auch erheblichen Risiken im Bereich Compliance.
Webbasierte, kostenfreie Lösungen übermitteln Daten häufig auch in das nicht europäische Ausland.
Viele Anbieter nutzen und speichern die eingegeben Texte zur Verbesserung der Qualität ihrer Übersetzungsprogramme.
In der kostenfreien Variante ist dies auch bei DeepL der Fall.

Mit DeepL Pro bietet das BITS nun nicht nur eine, auf „Maschine Learning“ basierenden Lösung in höchster Qualität an, sondern auch eine DSGVO konforme Möglichkeit für Übersetzungsaufgaben.
Bei der Verwendung von DeepL Pro werden die von Ihnen eingereichten Texte und deren Übersetzungen nur insoweit durch den Dienstanbieter verwendet, als dies für die Erstellung der Übersetzung notwendig ist. Anschließend werden sie von DeepL vollständig gelöscht. Bei DeepL Pro verwendet der Dienstanbieter Ihre Texte nicht, um die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern. Detaillierte Informationen finden Sie in den DeepL Pro Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
https://www.deepl.com/de/pro-license/

Die Daten werden auf den Übertragungswegen durch kryptografische Verfahren nach dem Stand der Technik verschlüsselt. Auf den Servern der DeepL GmbH werden die Daten nur in dem flüchtigen Speicher (RAM) oder verschlüsselt auf Festplatte, für die Dauer der Verarbeitung, gespeichert. Sobald die Übersetzung wiederum verschlüsselt zu Ihnen übertragen wurde, sind die Daten auf den Servern unwiderruflich gelöscht.

2. Nutzungsberechtigung & Authentifizierung

Nutzungsberechtigt sind alle Mitarbeiter*innen.

Für die Nutzung der Web-Authentifizierung gilt die Benutzungsordnung des BITS.

Bei der Anmeldung und Nutzung werden von BITS Systemen keine personenbezogenen Daten an den Dienstanbieter, die DeepL GmbH, weitergegeben.

Die Authentifizierung und die Autorisierung erfolgen durch BITS Systeme (BIS IDP).

Für die Anmeldung benötigen Sie ihr BIS Passwort.

Haben Sie noch keinen BIS-Zugang oder Passwort vergessen?
-> Neues Passwort anfordern

3. Pflichten der Nutzer*innen

Für die Nutzung von DeepL gelten folgende Verpflichtungen für die Nutzer*innen:

3.1
Das Übersetzen und damit Hochladen von Inhalten kann unzulässig sein. Bitte prüfen Sie, ob das Übersetzen mit DeepL Pro in Ihrem Anwendungsfall möglich ist, oder Sie z.B. aus Vertraulichkeitsgründen auf eine Fachübersetzer*in zurückgreifen müssen.
Ein Anhaltspunkt sind die unten aufgeführten, beispielhaften Kategorien. (*)

Kontaktieren Sie ggf. den/die für Ihren Bereich zuständige Datenschutz- und Informationssicherheitskoordinator*in (DISK) wenn Sie unsicher sind.

3.2
DeepL hat den Anspruch idiomatischer Übersetzungen und ist dabei nach aktueller Einschätzung der Nutzer eine sehr gute Lösung für maschinelle Übersetzungen.

Die übersetzten Texte lassen sich in der Regel flüssig und gut lesen und erwecken den Eindruck als könne man dem Ergebnis uneingeschränkt trauen.
In jedem Fall ist jedoch eine Bewertung des Ergebnisses notwendig da die Korrektheit (Integrität) der Information erhalten bleiben muss. Je nach Umfang und Komplexität des übersetzten Textes kann es erforderlich sein auf ein Fachübersetzer zurückzugreifen.

Unterziehen Sie die Texte einer genauen Inhaltsprüfung, bevor Sie die Übersetzungen weiter verwenden.

* Prüfung ob DeepL (Pro) für Ihren Anwendungsfall zulässig ist

Abgrenzung von Schutzbedarf und Vertraulichkeit:

Grundsätzlich sind alle Daten schützenswert. Der tatsächliche Schutzbedarf von Daten wird durch eine Schutzbedarfsanalyse ermittelt. Abhängig von dem Ergebnis müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um die Daten angemessen zu schützen. Die Vorlage zur Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse ist bei Ihrer bereichszuständigen Datenschutz- und Informationssicherheitskoordinator*in (DISK) erhältlich.
Die Vertraulichkeit der Informationen ist neben den zu schützenden Daten mit Personenbezug für die Nutzungsentscheidung bezüglich DeepL Pro entscheidend. Eine nicht veröffentlichte Patentschrift ist ein Beispiel, bei der die Folgen des ungewollten veröffentlichen der Daten mit Personenbezug noch von dem Bruch der Vertraulichkeit und den resultierenden Konsequenzen übertroffen werden würden.
Sind Sie vertraglich dazu verpflichtet die Daten geheim zu halten, dann können Sie diese nicht ohne weiteres an einen Drittanbieter weiterleiten. Die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes, der Datensicherheit Insbesondere in Bezug auf die Vertraulichkeit sind einzuhalten.

Beispiele:

² Bitte beachten Sie, dass ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen werden muss. Auch hier berät Sie gerne Ihr/Ihre DISK.